Muutosneuvottelujen (ent. yt-neuvottelujen) aikana johtajan on tasapainoteltava lakisääteisten velvollisuuksien ja ihmisten johtamisen välillä. Johtajan tulee varmistaa prosessin lainmukaisuus, ylläpitää avointa viestintää ja tukea henkilöstön hyvinvointia epävarmuuden keskellä. Me Aamoksella tiedämme, että johtajan toiminta määrittää merkittävästi sen, miten organisaatio selviää muutosneuvotteluista, niin juridisesti, emotionaalisesti kuin toiminnallisesti. Keskeistä on myös valmistautuminen siihen aikaan, joka seuraa neuvottelujen jälkeen, jolloin organisaation on löydettävä uusi suunta ja rakennettava luottamusta uudelleen.
Johtajan vastuu muutosneuvottelujen aikana
Muutosneuvottelujen aikana johtajan vastuulla on tasapainoilla monien eri roolien välillä. Ensisijaisesti johtaja toimii prosessin omistajana, joka huolehtii neuvottelujen lainmukaisesta etenemisestä, mutta samalla hän on myös ihmisten johtaja, joka ylläpitää työyhteisön toimintakykyä ja luottamusta.
Johtajan tehtävänä on varmistaa, että muutosneuvottelut toteutetaan lakien ja säädösten mukaisesti. Tämä tarkoittaa huolellista valmistautumista, aikataulujen suunnittelua ja oikea-aikaista dokumentointia. Samalla hän on vastuussa viestinnästä sekä neuvotteluihin osallistuville että koko henkilöstölle.
Ehkä haastavin osa johtajan roolista on henkilöstön tukeminen muutoksessa. Muutosneuvottelut aiheuttavat lähes aina epävarmuutta, huolta ja stressiä. Johtajan on kyettävä säilyttämään empatia ja inhimillisyys prosessissa, joka on monelle työntekijälle elämän vaikeimpia tilanteita.
Johtajalla on myös vastuu organisaation tulevaisuudesta. Hänen on pidettävä mielessä, miten neuvottelujen jälkeinen aika rakennetaan, miten työyhteisö pääsee eteenpäin ja miten työmotivaatio ja luottamus palautetaan.
Mitkä ovat johtajan lakisääteiset velvollisuudet muutosneuvotteluissa?
Johtajan lakisääteiset velvollisuudet muutosneuvotteluissa perustuvat yhteistoimintalakiin. Tiedonantovelvollisuus on näistä keskeisimpiä – johtajan on annettava henkilöstön edustajille kaikki asianmukaiset tiedot neuvottelujen pohjaksi. Tähän kuuluvat perusteet suunnitelluille toimenpiteille, alustava arvio irtisanomisten määrästä sekä selvitys periaatteista, joilla vähennettävät työntekijät valitaan.
Neuvottelujen aikarajat on säädetty laissa: vähintään 14 päivää, jos irtisanottavia on alle 10, ja vähintään kuusi viikkoa, kun irtisanottavia on enemmän. Johtajan on huolehdittava siitä, että nämä minimiaikavaatimukset täyttyvät ja neuvottelut toteutetaan aidosti ja läpinäkyvästi.
Johtajan on myös huolehdittava neuvottelujen asianmukaisesta dokumentoinnista. Tämä tarkoittaa pöytäkirjojen laatimista ja säilyttämistä. Neuvotteluissa käsitellyt asiat ja tehdyt päätökset tulee kirjata selkeästi.
Muista, että laki edellyttää myös vaihtoehtoisten ratkaisujen etsimistä irtisanomisille. Näitä voivat olla esimerkiksi osa-aikaistaminen, lomautukset tai uudelleensijoittaminen. Johtajan on varmistettava, että nämä vaihtoehdot käydään aidosti läpi.
Työnantajana meillä on velvollisuus tarjota muutosturvaa irtisanotuille työntekijöille. Tämä sisältää mm. työterveyshuollon palvelut irtisanomisaikana ja tietyin edellytyksin työllistymistä edistävää valmennusta. Tarkempaa tietoa muutosturvasta löydät Kelan sivuilta.
Miten viestiä henkilöstölle yt-neuvottelujen aikana?
Viestintä on muutosneuvottelujen aikana kenties johtajan merkittävin työväline. Läpinäkyvä, johdonmukainen ja empaattinen viestintä auttaa säilyttämään luottamuksen vaikeissakin tilanteissa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kerrot mitä tiedät, myönnät avoimesti mitä et vielä tiedä, ja pidät henkilöstön ajan tasalla prosessin etenemisestä.
Vältä viestinnän tyhjiötä, jos et viesti riittävästi, huhut täyttävät tyhjiön. Säännölliset tilannekatsaukset, vaikka uutta kerrottavaa ei olisikaan, pitävät henkilöstön informoituna. Viestinnän kanavina voit käyttää henkilöstökokouksia, tiimipalavereita, intranettiä ja sähköpostia, mutta muista että kasvokkain tapahtuva viestintä on aina tehokkainta vaikeissa tilanteissa.
Kiinnitä huomiota sanojen lisäksi myös siihen, miten viestit. Rauhallinen ja varma esiintyminen vahvistaa luottamusta johtajuuteesi. Anna tilaa kysymyksille ja tunteille, vaikeatkin kysymykset on kohdattava rehellisesti.
Älä unohda keskijohdon tukemista. Lähiesimiehet ovat usein ensisijainen kontakti työntekijöille, joten heidän on tärkeää olla hyvin informoituja ja valmistautuneita vastaamaan kysymyksiin. Järjestä heille tarvittaessa erillisiä tiedotustilaisuuksia ja tukimateriaalia.
Kuinka tukea työyhteisön hyvinvointia epävarmuuden keskellä?
Työyhteisön hyvinvoinnin tukeminen muutosneuvottelujen aikana vaatii johtajalta erityistä huomiota ja konkreettisia toimia. Säännöllinen läsnäolo ja tavoitettavuus ovat ensisijaisen tärkeitä, osoita, että olet valmis kohtaamaan työntekijöiden huolet ja kysymykset.
Muutosneuvottelut herättävät monenlaisia reaktioita, pelkoa, vihaa, surua ja epävarmuutta. Anna näille tunteille tilaa ja osoita, että ymmärrät niiden olevan luonnollinen osa prosessia.
Varmista, että tarjolla on riittävästi tukipalveluita. Työterveyshuollon palvelut, kuten keskusteluapu ja kriisituki, ovat tärkeitä sekä irtisanotuille että jatkaville työntekijöille. Tiedota näistä mahdollisuuksista aktiivisesti.
Pyri ylläpitämään mahdollisimman normaalia työarkea. Vaikka muutosneuvottelut vievät huomiota, on tärkeää pitää yllä myös tavallisia työrutiineja ja -palavereja. Tämä luo jatkuvuuden tunnetta epävarmuuden keskellä.
Kiinnitä huomiota myös omaan jaksamiseesi. Muutosneuvottelujen johtaminen on emotionaalisesti kuormittavaa, joten varmista, että saat itsekin tukea, oli se sitten mentorilta, kollegalta tai työterveyshuollosta.
Muutosneuvotteluista eteenpäin – miten rakentaa uutta?
Muutosneuvottelujen päätyttyä alkaa tärkeä vaihe: uuden rakentaminen. Johtajan tehtävä on luoda selkeä suunta eteenpäin ja auttaa organisaatiota käsittelemään tapahtunutta muutosta. Aloita tämä vaihe selkeällä viestinnällä siitä, mitä tapahtui, miksi, ja mikä on organisaation tulevaisuuden suunta.
Muutoksen jälkeen on tärkeää määritellä uudet roolit ja vastuut selkeästi. Varmista, että jokainen ymmärtää oman tehtävänsä muuttuneessa organisaatiossa. Tämä vähentää epävarmuutta ja auttaa ihmisiä keskittymään tulevaan.
Huomioi aktiivisesti jäljelle jääneiden työntekijöiden tunteet ja kokemukset. ”Selviytyjän syyllisyys” on yleinen ilmiö, jossa jäljelle jääneet työntekijät kokevat syyllisyyttä siitä, että säilyttivät työpaikkansa. Järjestä mahdollisuuksia käsitellä näitä tunteita ja rakentaa yhteistä tulevaisuutta.
Pidä huolta työkuormasta. Muutosneuvottelujen jälkeen samat työt tehdään usein pienemmällä joukolla, mikä voi johtaa uupumiseen. Seuraa työmäärää ja työntekijöiden jaksamista järjestelmällisesti.
Me Aamoksella autamme johtajia ja organisaatioita selviytymään muutosneuvotteluista ja rakentamaan uutta. Tarjoamme tukea niin prosessin suunnitteluun, viestintään kuin työyhteisön hyvinvoinnin ylläpitämiseen muutoksen keskellä. Tukenasi on aina käytännönläheinen lähestymistapa, joka yhdistää tutkitun tiedon ja pitkän kokemuksemme työelämän kehittämisestä.
